Логистическая компания для проведения мероприятий в Республике Узбекистан в рамках реализации регионального компонента проекта «Программа по адаптации к изменению климата и смягчению его последствий в бассейне Аральского моря» (CAMP4ASB)

ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ

Логистические услуги

 

1.    ПРЕДЫСТОРИЯ

Программа по адаптации к изменению климата и смягчению его последствий для бассейна Аральского моря (CAMP4ASB) нацелена на решение общих проблем и вызовов, связанных с последствиями изменения климата в странах Центральной Азии через усиление доступа к улучшенным знаниями и данным в области изменения климата для ключевых заинтересованных сторон (лица принимающие решения, экспертные сообщества, и т.д.); а также посредством увеличения инвестиций и наращивания технического потенциала. CAMP4ASB[1] состоит из трех национальных компонентов, как это показано ниже:

Компонент 1. «Региональные услуги в области климатических знаний»	Компонент 2: Региональный фонд климатических инвестиций	Компонент 3: Координация на региональном и национальном уровнях
Укрепление базы знаний и потенциала для мероприятий в области климата и содействие региональному диалогу и вовлечению многих заинтересованных сторон для эффективного реагирования на изменения климата в требуемом масштабе	Обеспечить финансирование и техническую помощь сельским сообществам для климат-интеллектуальных инвестиций, которые позволят извлечь уроки и опыт для расширения масштабов деятельности в области климата в приоритетных областях, общих для всех стран Центральной Азии	В целях надзора, координации и поддержки в реализации на региональном и национальном уровнях
Мероприятия: 1.1. Укрепление информационной платформы для Центральной Азии 1.2. Целевая модернизация систем мониторинга, связанных с климатом 1.3. Разработка методологий, подходов и инструментов для поддержки принятия решений 1.4. Разработка продуктов знаний 1.5. Наращивание потенциала 1.6. Внедрение механизма оценки климатических инвестиций 1.7. Построение взаимодействия и коалиций	Субкомпоненты: 2.1: Инвестиционное финансирование 2.2. Наращивание потенциала и поддержка сообществ	Субкомпоненты: 3.1 Координация на региональном уровне 3.2 Координация на национальном уровне

РКГ CAMP4ASB планирует привлечь квалифицированную логистическую компанию, которая обеспечит организационную и материально-техническую поддержку РКГ CAMP4ASB в проведении ряда мероприятий, включая учебные семинары, круглые столы, конференции и ознакомительные поездки (далее по тексту «мероприятия») в Узбекистане.

2.    ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ВЫПОЛНЕНИЯ УСЛУГ

Предоставление логистических услуг и организация мероприятий в рамках реализации Проекта, проводимых в Узбекистане.

 

3.    СОДЕРЖАНИЕ И ОБЪЕМ РАБОТ

Логистическая компания будет обеспечивать и/или предоставлять следующие организационные и логистические услуги в Узбекистане:

1)        объекты для проведения мероприятий, соответствующие конференц-залам 4 или 5-звездочных гостиниц, с предложением нескольких вариантов и соответствующих ценовых котировок;

2)        техническое оснащение и оформление официальных мероприятий в соответствии с форматом мероприятия;

3)        буфетно-ресторанное обслуживание участникам мероприятий в соответствии с запросом Заказчика;

4)        раздаточные материалов с качественным переводом на русский и английский языки, при необходимости, с предварительным рассмотрением и утверждением со стороны Заказчика предварительного набора раздаточных материалов, наглядных пособий для мероприятий и др.;

5)        квалифицированные услуги письменного или последовательного / синхронного перевода для пары языков "русский-английский";

6)        содействовать Заказчику  в подготовке и рассылке писем-приглашений участникам мероприятий (при необходимости) и отслеживании статуса приглашений;

7)        регистрацию участников на время проведения мероприятий с предоставлением Заказчику информации касательно регистрации;

8)        координацию участников мероприятий по вопросам, связанным с выдачей командировочных документов;

9)        при необходимости обеспечивать приглашение и аккредитацию представителей средств массовой информации стран Центральной Азии и международных СМИ;

10)    профессиональную фото и видео съемку мероприятий;

11)    аудиозапись мероприятий, а также, при необходимости, видеовещание;

12)    организация на местах транспорта для участников по запросу Заказчика;

13)    страхование участников на весь период их поездки по запросу Заказчика;

14)    предоставление участникам заранее подробной информации о поездке, включая проживание в стране пребывания, билеты, маршрут поездки (включая трансферы и мероприятия в стране пребывания) и другую информацию;

15)    предоставлять другие услуги по согласованию с Заказчиком для своевременной и бесперебойной подготовки и проведения мероприятий.

Все окончательные решения по предлагаемым вариантам каждого отдельного мероприятия и договоренностям для вышеупомянутых задач подлежат предварительному одобрению со стороны Заказчика.

Логистическая компания обязуется:

a)      предоставлять актуальную информацию о статусе организации мероприятий, а окончательный вариант подлежит предварительному одобрению со стороны Заказчика;

b)      обеспечить конфиденциальность информации, полученной в ходе выполнения Технического задания;

c)      обеспечить  координацию и своевременный обмен информацией о статусе и логистических потребностях сотрудников Заказчика, участвующих в поездках, вместе с принимающей страной;

d)      обеспечить эффективное использование средств, выделяемых на мероприятия и поездки;

e)      представлять подробный финансовый отчет Заказчику по каждому мероприятию, в том числе и подтверждающие (сопровождающие) документы;

f)       быть круглосуточно доступным для чрезвычайных запросов до и во время мероприятий для своевременного решения любых соответствующих проблем/запросов, которые могут возникнуть.

4.    ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ ЗАДАНИЯ

Общая продолжительность договора до 31 декабря 2019 года с возможностью продления. По каждому мероприятию Техническое задание будет составляться и согласовываться отдельно в рамках данного контракта.

5.    ОЖИДАЕМЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ И ТРЕБОВАНИЯ К ОТЧЕТНОСТИ

По результатам осуществления мероприятий и поездок в рамках Технического задания, Логистическая компания обязуется поставить Заказчику нижеследующие ожидаемые результаты:

·         Отчёт, составленный по итогам мероприятия;

·         Финансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими (сопроводительными) документами предоставляется Заказчику через две недели после завершения мероприятия / поездки - в печатном и в электронном формате - на русском языке по два экземпляра для каждого формата.

6.    КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

Логистическая компания должна соответствовать следующим минимальным требованиям:

1)        Юридическое лицо, имеющее не менее 3 лет опыта работы в организации мероприятий и сопровождения иностранных делегаций в Узбекистане;

2)        Не менее 3-х лет опыта в организации семинаров, круглых столов, международных конференций и т.д., включая опыт организации/предоставления синхронного/последовательного перевода высокого уровня;

3)        Наличие квалифицированных специалистов с надлежащими устными и письменными навыками общения на русском и английском языках для выполнения задач, указанных в настоящем Техническом задании;

4)        Обязательно наличие офиса в городе Ташкент;

5)        Предпочтительно наличие постоянного центра телефонного обслуживания, работающего по принципу 24/7.

Шаблон для коммерческого предложения

---

[1] Для получения дополнительной информации о проекте и всех его компонентов и субкомпонентов, необходимо ознакомиться с Документом об оценке проекта CAMP4ASB (PAD)

Заинтересованные организации просим отправить коммерческое предложение на русском языке, по электронному адресу: smustafin@carececo.org, в срок до 21 января 2019 года включительно, с пометкой «Логистическая компания _ Узбекистан».

Обращаем Ваше внимание, что мы свяжемся только с теми организациями, которые вошли в короткий список.