ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ
Логистические услуги
1. ПРЕДЫСТОРИЯ
Программа по адаптации к изменению климата и смягчению его последствий для бассейна Аральского моря (CAMP4ASB) нацелена на решение общих проблем и вызовов, связанных с последствиями изменения климата в странах Центральной Азии через усиление доступа к улучшенным знаниями и данным в области изменения климата для ключевых заинтересованных сторон (лица принимающие решения, экспертные сообщества, и т.д.); а также посредством увеличения инвестиций и наращивания технического потенциала. CAMP4ASB[1] состоит из трех национальных компонентов, как это показано ниже:
Компонент 1. «Региональные услуги в области климатических знаний» |
Компонент 2: Региональный фонд климатических инвестиций |
Компонент 3: Координация на региональном и национальном уровнях |
Укрепление базы знаний и потенциала для мероприятий в области климата и содействие региональному диалогу и вовлечению многих заинтересованных сторон для эффективного реагирования на изменения климата в требуемом масштабе |
Обеспечить финансирование и техническую помощь сельским сообществам для климат-интеллектуальных инвестиций, которые позволят извлечь уроки и опыт для расширения масштабов деятельности в области климата в приоритетных областях, общих для всех стран Центральной Азии |
В целях надзора, координации и поддержки в реализации на региональном и национальном уровнях |
Мероприятия: 1.1. Укрепление информационной платформы для Центральной Азии 1.2. Целевая модернизация систем мониторинга, связанных с климатом 1.3. Разработка методологий, подходов и инструментов для поддержки принятия решений 1.4. Разработка продуктов знаний 1.5. Наращивание потенциала 1.6. Внедрение механизма оценки климатических инвестиций 1.7. Построение взаимодействия и коалиций |
Субкомпоненты: 2.1: Инвестиционное финансирование 2.2. Наращивание потенциала и поддержка сообществ |
Субкомпоненты: 3.1 Координация на региональном уровне 3.2 Координация на национальном уровне |
РКГ CAMP4ASB планирует привлечь квалифицированную логистическую компанию, которая обеспечит организационную и материально-техническую поддержку РКГ CAMP4ASB в проведении ряда мероприятий, включая учебные семинары, круглые столы, конференции и ознакомительные поездки (далее по тексту «мероприятия»).
2. ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ВЫПОЛНЕНИЯ УСЛУГ
Предоставление логистических услуг и организации мероприятий в Республике Казахстан, проводимых в рамках реализации Проекта.
3. СОДЕРЖАНИЕ И ОБЪЕМ РАБОТ
Логистическая компания будет обеспечивать и/или предоставлять следующие организационные и логистические услуги:
1) бронирование и выкуп авиабилетов эконом класса, ж/д билетов, билетов на междугородние автобусы:
2) объекты для проведения мероприятий, соответствующие конференц-залам 4 или 5-звездочных гостиниц, с предложением нескольких вариантов и соответствующих ценовых котировок;
3) объекты для проживания участников мероприятий, соответствующие гостиничные номера 4 или 5-звездочных гостиниц, с предложением нескольких вариантов и соответствующих ценовых котировок;
4) техническое оснащение и оформление официальных мероприятий в соответствии с форматом мероприятия;
5) обеспечение профессиональными модераторами и фасиллитаторами мероприятий;
6) обеспечение буфетно-ресторанным обслуживанием участников мероприятий в соответствии с запросом Заказчика;
7) обеспечение приемов, экскурсий и культурной программы для мероприятий в соответствии с запросом Заказчика;
8) обеспечение раздаточными материалами с качественным переводом на русский и английский языки, при необходимости, с предварительным рассмотрением и утверждением со стороны Заказчика предварительного набора раздаточных материалов, наглядных пособий для мероприятий и др.;
9) разработка, дизайн и изготовление сувенирной продукции по согласованию с Заказчиком;
10) работа с дизайнерами и типографиями по изготовлению печатной продукции по согласованию с Заказчиком;
11) квалифицированные услуги письменного или последовательного / синхронного перевода для пары языков "русский-английский";
12) подготовка, согласование с Заказчиком и рассылка писем-приглашений участникам мероприятий (при необходимости) и отслеживании статуса приглашений;
13) регистрация участников на время проведения мероприятий с предоставлением Заказчику информации касательно регистрации;
14) координация участников мероприятий по вопросам, связанным с выдачей командировочных документов;
15) при необходимости обеспечение приглашения и аккредитацию представителей средств массовой информации стран Центральной Азии и международных СМИ;
16) профессиональная фото и видео съемка мероприятий;
17) аудиозапись мероприятий, а также, при необходимости, видеовещание;
18) организация трансфера участников мероприятий;
19) организация на местах транспорта (в том числе и VIP) для участников мероприятий по запросу Заказчика;
20) страхование участников на весь период их поездки по запросу Заказчика;
21) предоставление участникам заранее подробной информации о поездке, включая проживание в стране пребывания, билеты, маршрут поездки (включая трансферы и мероприятия в стране пребывания) и другую информацию;
22) предоставление других услуги по согласованию с Заказчиком для своевременной и бесперебойной подготовки и проведения мероприятий.
Все окончательные решения по предлагаемым вариантам каждого отдельного мероприятия и договоренностям для вышеупомянутых задач подлежат предварительному одобрению со стороны Заказчика.
Логистическая компания обязуется:
a) предоставлять актуальную информацию о статусе организации мероприятий, а окончательный вариант подлежит предварительному одобрению со стороны Заказчика;
b) обеспечить конфиденциальность информации, полученной в ходе выполнения Технического задания;
c) обеспечить координацию и своевременный обмен информацией о статусе и логистических потребностях сотрудников Заказчика, участвующих в поездках, вместе с принимающей страной;
d) обеспечить эффективное использование средств, выделяемых на мероприятия и поездки;
e) представлять подробный финансовый отчет Заказчику по каждому мероприятию (Приложение 2), в том числе, подтверждающие (сопровождающие) документы, счета на оплату;
f) быть круглосуточно доступным для чрезвычайных запросов до и во время мероприятий для своевременного решения любых соответствующих проблем/запросов, которые могут возникнуть.
4. ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ ЗАДАНИЯ
Общая продолжительность договора до 30 апреля 2021 года. По каждому мероприятию Техническое задание будет составляться и согласовываться отдельно в рамках данного контракта.
5. ОЖИДАЕМЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ И ТРЕБОВАНИЯ К ОТЧЕТНОСТИ
По результатам осуществления мероприятий и поездок в рамках Технического задания, Логистическая компания обязуется поставить Заказчику нижеследующие ожидаемые результаты:
· Отчёт, составленный по итогам мероприятия;
· Финансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими (сопроводительными) документами предоставляется Заказчику через две недели после завершения мероприятия / поездки - в печатном и в электронном формате - на русском языке по два экземпляра для каждого формата.
6. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ
Логистическая компания должна соответствовать следующим минимальным требованиям:
1) Юридическое лицо, имеющее не менее 2 лет опыта работы в организации мероприятий и сопровождения иностранных делегаций в стране проведения;
2) Не менее 2-х лет опыта в организации семинаров, круглых столов, международных конференций и т.д., включая опыт организации/предоставления синхронного/последовательного перевода высокого уровня;
3) Наличие квалифицированных специалистов с надлежащими устными и письменными навыками общения на русском и английском языках для выполнения задач, указанных в настоящем Техническом задании;
4) Предпочтительно наличие постоянного центра телефонного обслуживания, работающего по принципу 24/7.
Приложение 1
Детальная таблица стоимости услуг
[Участник торгов должен заполнить данную таблицу для каждого мероприятия.]
Наименование мероприятия: Семинар
Кол-во участников: 45 (по 9 человек из 5 Нур-Султана, Ашхабада, Душанбе, Бишкека и Ташкента)
Город проведения мероприятия: Алматы Сроки проведения мероприятия: 25-29 ноября 2019г.
|
Наименование |
Единица измерения |
Кол-во |
Цена за единицу [указать в долларах США] |
Сумма [указать в долларах США] |
1. |
Стоимость услуг по оказанию логистической поддержки (комиссионные) |
за учебное мероприятие |
|
|
|
|
Возмещаемые расходы |
|
|
|
|
2. |
Стоимость проезда от места проживания до места проведения семинара и обратно[2] |
Поездка |
|
|
|
2.1. |
|
|
|
|
|
2.2. |
|
|
|
|
|
2.3. |
|
|
|
|
|
3. |
Стоимость проживания участников в городе проведения семинара (гостиница 4 звезды) |
Сутки |
|
|
|
3.1. |
|
|
|
|
|
4. |
Стоимость за завтрак[3] |
Шт. |
|
|
|
5. |
Стоимость за предоставление помещения[4] |
День |
|
|
|
6. |
Ксерокопирование представленного материала |
Лист |
|
|
|
7. |
Стоимость за организацию питания: |
|
|
|
|
7.1. |
кофе-брейк |
Шт. |
|
|
|
7.2. |
обед |
Шт. |
|
|
|
|
Итого: |
|
|
|
|
Приложение 2
Финансовый отчет
# |
Name |
Accommodation Hotel Name / Air ticket / Transfer/ etc |
Local currency |
Exchange Rate |
Rate/ % for service (Rate based on contract) |
amount USD for service |
Total amount USD |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7=4/5*6 |
8=4/5+7 |
[1] Для получения дополнительной информации о проекте и всех его компонентов и субкомпонентов, необходимо ознакомиться с Документом об оценке проекта CAMP4ASB (PAD)
[2] Участник торгов должен указать стоимость проезда для каждого участника, данного мероприятия от места проживания до места проведения мероприятия и обратно, с указанием типа и класса транспорта (например: авиаперелет).
[3] В случае если стоимость за завтрак включена в стоимость проживания, то стоимость за завтрак не включается в общую сумму проводимого мероприятия
[4] Зал - заседание для проведения мероприятия, включая представление технического оборудования (компьютер -1 шт., проектор -1 шт., экран -1 шт.)
Региональный экологический центр Центральной Азии
объявляет конкурс на отбор Логистической компании для проведения мероприятий в Республике Казахстан
в рамках реализации регионального компонента проекта «Программа по адаптации к изменению климата и смягчению его последствий в бассейне Аральского моря» (CAMP4ASB)
1. ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ВЫПОЛНЕНИЯ УСЛУГ
Предоставление логистических услуг и организации мероприятий в Республике Казахстан, проводимых в рамках реализации Проекта.
2. СОДЕРЖАНИЕ И ОБЪЕМ РАБОТ
Логистическая компания будет обеспечивать и/или предоставлять следующие организационные и логистические услуги:
1) бронирование и выкуп авиабилетов эконом класса, ж/д билетов, билетов на междугородние автобусы:
2) объекты для проведения мероприятий, соответствующие конференц-залам 4 или 5-звездочных гостиниц, с предложением нескольких вариантов и соответствующих ценовых котировок;
3) объекты для проживания участников мероприятий, соответствующие гостиничные номера 4 или 5-звездочных гостиниц, с предложением нескольких вариантов и соответствующих ценовых котировок;
4) техническое оснащение и оформление официальных мероприятий в соответствии с форматом мероприятия;
5) обеспечение профессиональными модераторами и фасиллитаторами мероприятий;
6) обеспечение буфетно-ресторанным обслуживанием участников мероприятий в соответствии с запросом Заказчика;
7) обеспечение приемов, экскурсий и культурной программы для мероприятий в соответствии с запросом Заказчика;
8) обеспечение раздаточными материалами с качественным переводом на русский и английский языки, при необходимости, с предварительным рассмотрением и утверждением со стороны Заказчика предварительного набора раздаточных материалов, наглядных пособий для мероприятий и др.;
9) разработка, дизайн и изготовление сувенирной продукции по согласованию с Заказчиком;
10) работа с дизайнерами и типографиями по изготовлению печатной продукции по согласованию с Заказчиком;
11) квалифицированные услуги письменного или последовательного / синхронного перевода для пары языков "русский-английский";
12) подготовка, согласование с Заказчиком и рассылка писем-приглашений участникам мероприятий (при необходимости) и отслеживании статуса приглашений;
13) регистрация участников на время проведения мероприятий с предоставлением Заказчику информации касательно регистрации;
14) координация участников мероприятий по вопросам, связанным с выдачей командировочных документов;
15) при необходимости обеспечение приглашения и аккредитацию представителей средств массовой информации стран Центральной Азии и международных СМИ;
16) профессиональная фото и видео съемка мероприятий;
17) аудиозапись мероприятий, а также, при необходимости, видеовещание;
18) организация трансфера участников мероприятий;
19) организация на местах транспорта (в том числе и VIP) для участников мероприятий по запросу Заказчика;
20) страхование участников на весь период их поездки по запросу Заказчика;
21) предоставление участникам заранее подробной информации о поездке, включая проживание в стране пребывания, билеты, маршрут поездки (включая трансферы и мероприятия в стране пребывания) и другую информацию;
22) предоставление других услуги по согласованию с Заказчиком для своевременной и бесперебойной подготовки и проведения мероприятий.
Подробное техническое задание и шаблон для заполнения скачать тут.
Заинтересованные организации просим отправить коммерческое предложение на русском языке, по электронному адресу: smustafin@carececo.org, в срок до 03 октября 2019 года включительно, с пометкой «Логистическая компания Казахстан».
Обращаем Ваше внимание, что мы свяжемся только с теми организациями, которые вошли в короткий список.