Отбор Логистической компании для проведения мероприятий в Республике Таджикистан

ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ

   Логистические услуги

 1.    ПРЕДЫСТОРИЯ

Программа по адаптации к изменению климата и смягчению его последствий для бассейна Аральского моря (CAMP4ASB) нацелена на решение общих проблем и вызовов, связанных с последствиями изменения климата в странах Центральной Азии через усиление доступа к улучшенным знаниями и данным в области изменения климата для ключевых заинтересованных сторон (лица принимающие решения, экспертные сообщества, и т.д.); а также посредством увеличения инвестиций и наращивания технического потенциала. CAMP4ASB[1] состоит из трех национальных компонентов, как это показано ниже:

Компонент 1. «Региональные услуги в области климатических знаний»	Компонент 2: Региональный фонд климатических инвестиций	Компонент 3: Координация на региональном и национальном уровнях
Укрепление базы знаний и потенциала для мероприятий в области климата и содействие региональному диалогу и вовлечению многих заинтересованных сторон для эффективного реагирования на изменения климата в требуемом масштабе	Обеспечить финансирование и техническую помощь сельским сообществам для климат-интеллектуальных инвестиций, которые позволят извлечь уроки и опыт для расширения масштабов деятельности в области климата в приоритетных областях, общих для всех стран Центральной Азии	В целях надзора, координации и поддержки в реализации на региональном и национальном уровнях
Мероприятия: 1.1. Укрепление информационной платформы для Центральной Азии 1.2. Целевая модернизация систем мониторинга, связанных с климатом 1.3. Разработка методологий, подходов и инструментов для поддержки принятия решений 1.4. Разработка продуктов знаний 1.5. Наращивание потенциала 1.6. Внедрение механизма оценки климатических инвестиций 1.7. Построение взаимодействия и коалиций	Субкомпоненты: 2.1: Инвестиционное финансирование 2.2. Наращивание потенциала и поддержка сообществ	Субкомпоненты: 3.1 Координация на региональном уровне 3.2 Координация на национальном уровне

 

РКГ CAMP4ASB планирует привлечь квалифицированную логистическую компанию, которая обеспечит организационную и материально-техническую поддержку РКГ CAMP4ASB в проведении ряда мероприятий, включая учебные семинары, круглые столы, конференции и ознакомительные поездки (далее по тексту «мероприятия»).

 

2.    ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ВЫПОЛНЕНИЯ УСЛУГ

Предоставление логистических услуг и организации мероприятий в Республике Таджикистан, проводимых в рамках реализации Проекта.

 

3.    СОДЕРЖАНИЕ И ОБЪЕМ РАБОТ

Логистическая компания будет обеспечивать и/или предоставлять следующие организационные и логистические услуги:

1)        бронирование и выкуп авиабилетов эконом класса, ж/д билетов, билетов на междугородние автобусы:

2)        объекты для проведения мероприятий, соответствующие конференц-залам 4 или 5-звездочных гостиниц, с предложением нескольких вариантов и соответствующих ценовых котировок;

3)        объекты для проживания участников мероприятий, соответствующие гостиничные номера 4 или 5-звездочных гостиниц, с предложением нескольких вариантов и соответствующих ценовых котировок;

4)        техническое оснащение и оформление официальных мероприятий в соответствии с форматом мероприятия;

5)        обеспечение профессиональными модераторами и фасиллитаторами мероприятий;

6)        обеспечение буфетно-ресторанным обслуживанием участников мероприятий в соответствии с запросом Заказчика;

7)        обеспечение приемов, экскурсий и культурной программы для мероприятий в соответствии с запросом Заказчика;

8)        обеспечение раздаточными материалами с качественным переводом на русский и английский языки, при необходимости, с предварительным рассмотрением и утверждением со стороны Заказчика предварительного набора раздаточных материалов, наглядных пособий для мероприятий и др.;

9)        разработка, дизайн и изготовление сувенирной продукции по согласованию с Заказчиком;

10)    работа с дизайнерами и типографиями по изготовлению печатной продукции по согласованию с Заказчиком;

11)    квалифицированные услуги письменного или последовательного / синхронного перевода для пары языков "русский-английский";

12)    подготовка, согласование с Заказчиком и рассылка писем-приглашений участникам мероприятий (при необходимости) и отслеживании статуса приглашений;

13)    регистрация участников на время проведения мероприятий с предоставлением Заказчику информации касательно регистрации;

14)    координация участников мероприятий по вопросам, связанным с выдачей командировочных документов;

15)    при необходимости обеспечение приглашения и аккредитацию представителей средств массовой информации стран Центральной Азии и международных СМИ;

16)    профессиональная фото и видео съемка мероприятий;

17)    аудиозапись мероприятий, а также, при необходимости, видеовещание;

18)    организация трансфера участников мероприятий;

19)    организация на местах транспорта (в том числе и VIP) для участников мероприятий по запросу Заказчика;

20)    страхование участников на весь период их поездки по запросу Заказчика;

21)    предоставление участникам заранее подробной информации о поездке, включая проживание в стране пребывания, билеты, маршрут поездки (включая трансферы и мероприятия в стране пребывания) и другую информацию;

22)    предоставление других услуги по согласованию с Заказчиком для своевременной и бесперебойной подготовки и проведения мероприятий.

 

Все окончательные решения по предлагаемым вариантам каждого отдельного мероприятия и договоренностям для вышеупомянутых задач подлежат предварительному одобрению со стороны Заказчика.

 

Логистическая компания обязуется:

a)      предоставлять актуальную информацию о статусе организации мероприятий, а окончательный вариант подлежит предварительному одобрению со стороны Заказчика;

b)      обеспечить конфиденциальность информации, полученной в ходе выполнения Технического задания;

c)      обеспечить координацию и своевременный обмен информацией о статусе и логистических потребностях сотрудников Заказчика, участвующих в поездках, вместе с принимающей страной;

d)      обеспечить эффективное использование средств, выделяемых на мероприятия и поездки;

e)      представлять подробный финансовый отчет Заказчику по каждому мероприятию (Приложение 2), в том числе, подтверждающие (сопровождающие) документы, счета на оплату;

f)       быть круглосуточно доступным для чрезвычайных запросов до и во время мероприятий для своевременного решения любых соответствующих проблем/запросов, которые могут возникнуть.

4.    ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ ЗАДАНИЯ

Общая продолжительность договора до 30 апреля 2021 года. По каждому мероприятию Техническое задание будет составляться и согласовываться отдельно в рамках данного контракта.

 

5.    ОЖИДАЕМЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ И ТРЕБОВАНИЯ К ОТЧЕТНОСТИ

По результатам осуществления мероприятий и поездок в рамках Технического задания, Логистическая компания обязуется поставить Заказчику нижеследующие ожидаемые результаты:

·         Отчёт, составленный по итогам мероприятия;

·         Финансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими (сопроводительными) документами предоставляется Заказчику через две недели после завершения мероприятия / поездки - в печатном и в электронном формате - на русском языке по два экземпляра для каждого формата.

6.    КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

Логистическая компания должна соответствовать следующим минимальным требованиям:

1)        Юридическое лицо, имеющее не менее 2 лет опыта работы в организации мероприятий и сопровождения иностранных делегаций в стране проведения;

2)        Не менее 2-х лет опыта в организации семинаров, круглых столов, международных конференций и т.д., включая опыт организации/предоставления синхронного/последовательного перевода высокого уровня;

3)        Наличие квалифицированных специалистов с надлежащими устными и письменными навыками общения на русском и английском языках для выполнения задач, указанных в настоящем Техническом задании;

4)        Предпочтительно наличие постоянного центра телефонного обслуживания, работающего по принципу 24/7.

 

 

 

 

Приложение 1

Детальная таблица стоимости услуг

[Участник торгов должен заполнить данную таблицу для каждого мероприятия.]

Наименование мероприятия: Семинар             

Кол-во участников: 40 (по 8 человек из 5 Нур-Султана, Ашхабада, Бишкека и Ташкента)

Город проведения мероприятия: Душанбе                                                                                                                Сроки проведения мероприятия: 25-29 ноября 2019г.

	Наименование	Единица измерения	Кол-во	Цена за единицу [указать валюту]	Сумма [указать валюту]
1.	Стоимость услуг по оказанию логистической поддержки (комиссионные)	за учебное мероприятие
	Возмещаемые расходы
2.	Стоимость проезда от места проживания до места проведения семинара и обратно[2]	Поездка
2.1.
2.2.
2.3.
3.	Стоимость проживания участников в городе проведения семинара (гостиница 4 звезды)	Сутки
3.1.
4.	Стоимость за завтрак[3]	Шт.
5.	Стоимость за предоставление помещения[4]	День
6.	Ксерокопирование представленного материала	Лист
7.	Стоимость за организацию питания:
7.1.	кофе-брейк	Шт.
7.2.	обед	Шт.
	Итого:

Приложение 2

Финансовый отчет

 

#	Name	Accommodation Hotel Name / Air ticket / Transfer/ etc	Local currency	Exchange Rate	Rate/ % for service (Rate based on contract)	amount USD for service	Total amount USD
1	2	3	4	5	6	7=4/5*6	8=4/5+7

 

---

[1] Для получения дополнительной информации о проекте и всех его компонентов и субкомпонентов, необходимо ознакомиться с Документом об оценке проекта CAMP4ASB (PAD)

[2] Участник торгов должен указать стоимость проезда для каждого участника, данного мероприятия от места проживания до места проведения мероприятия и обратно, с указанием типа и класса транспорта (например: авиаперелет).

[3] В случае если стоимость за завтрак включена в стоимость проживания, то стоимость за завтрак не включается в общую сумму проводимого мероприятия

[4] Зал - заседание для проведения мероприятия, включая представление технического оборудования (компьютер -1 шт., проектор -1 шт., экран -1 шт.)